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试论公证员在公证办理中如何鉴别虚假证明材料避免责任风险

发布时间:2018-10-9 8:43:42 来源:中国普法创新网 编辑:吴召 作者:袁瑞明

本网10月9日讯(袁瑞明)随着社会的发展和法治的进步,公证与人们生活的关系也越来越密切。公证制度是预防性司法证明制度,也是保障法律实施的程序性法律制度,是我国司法制度的重要组成部分。根据《公证法》规定,公证制度的基本功能是进行公证证明。国家设立公证制度的目的是为了保障国家法律的正确实施,预防纠纷,制止不法行为,减少诉讼,向社会提供公证法律服务,保护国家利益和公民、法人、其他组织的合法权益,维护社会主义法制和经济秩序,促进社会经济和谐发展顺利进行。

公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。通过申请实施公证行为,发挥公证服务、沟通、证明、监督的职能,能够有效防范民商事务纠纷发生,减少诉讼,保障交易安全和民事行为正确履行。对于依法规范民商事务活动,维护社会主义市场经济秩序具有重要的保障作用。

公证的职能作用主要体现在保护公共财产,保护公民、法人及其他组织身份上、财产上的权利和合法利益;通过证明法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性和合法性。从而保障公民合法权益得意实现。然而近年来,申证当事人利用虚假的证明材料骗取公证书的案件时有发生。那么公证员在办证过程中如何能有效预防和审查当事人提供是虚假的证明材料。

在党中央提出“放管服”改革要求大背景下和公安、民政、卫生等职能部门相应取消出具相关关系证明材料的情况下。既要“便民、利民”又要根据贵州省司法厅黔司发〔2018〕41号《关于开展办理公证“最多跑一次”工作通知》要求开展公证工作。无疑给公证处在办理公证事项工作中带来了审查难度。要放弃传统模式的以证出证,坐班接材料的办证工作方式。公证作为一种预防性的法律证明制度,具有证据效力、强制执行效力和法律行为成立要件效力。对此,公证文书的出具、公证文书的权威性、真实性,社会的信誉程度等质量要求就显得更高。公证文书的合法性,真实性又是公证业生存之本,这就要求公证员在公证书的质量一定严格把关,不出差错,才能立足于不败之地。

公证质量是公证员审查甄别当事人提供材料的关键。近年来用虚假的证明材料骗取公证书的案例举不胜举,防不胜防。公证员在具体承办公证的过程中,经常碰到当事人以编造事实提供虚假的证明材料骗取公证书的情况。例如:2016年5月份上海一老年人,以在剑河县与侄女居住疗养治病不便长途出行为由,向剑河县公证处申请办理全权委托办理房产出售公证。从身份证上看,确实身体向病人,随即公证人员问:“我们需要核实您房产的基本情况和家庭的成员情况,以及您在剑河县居住人的情况时,该老人的一怔。答道:“我来得急,除我带有该房屋的房产证以外,所以材料都放在上海。并以老伴病重不能外出,而房屋出售又不想让子女们知道,才急于委托他人出售”。公证员再次说道:“因为房屋是夫妻共同财产,要处分需要双方都同意”。在一方不到场的情况下,公证人员对老人的请求予以拒绝。2017年8月份剑河县太拥镇一男士向剑河县公证处申请办理一件遗产继承公证,当事人向公证员提供亲属关系证明和村委会出具的证明时,材料仅显示两兄弟与父母亲的关系信息,别无他人。当公证员询问当事人时当事人仍然承诺再无其他兄妹,但明显看得出当事人搪塞慌张的表情,于是公证员通过电话与其他村干了解得知当事人实际有一姐一妹,但均以外嫁成家。公证人员立刻意识到该财产继承有遗漏继承人的情况,为了验证,公证人员当即问他两个姐妹的情况时和身份证信息时,这名男子张口结舌,赶紧解释,他的两个姐妹已远嫁他乡,无法赶回来,为了避免繁杂的涉外手续,所以未将她们列进来。希望公证处能够“行个方便”。对当事人不符合法定程序的要求,公证人员予以拒绝。对此,公证员在办证过程中遇到的类似问题屡见不鲜,那么公证员在具体办证中该如何应对已适应社会发展的要求和党中央提出的“简政放权”、“便民利民”工作要求,以准确、娴熟的业务素质,有效地审查和引导当事人提供的证明材料的真实性、合法性、有效性呢。

由于现行公证立法对公证员外出调查取证并未作出明确的规定和制度上的详尽保障,加之现代高科技的发展,造假技术越来越成熟,普通公证员要靠自己的一双肉眼来鉴别当事人所提供的各种各样的证明材料的真实性有一定的难度。故而,在办理公证的过程中,公证员除了借鉴现代通讯、网络技术之外,一定要本着严谨、认真、负责的态度从以下几个方面对当事人提供的证明材料的真实性、合法性、有效性进行审查:

一、必须坚持核对原件。坚持要求当事人提供身份证、户口本、结婚证、营业执照、房产证等的原件是杜绝当事人提供虚假证明材料的关键所在。在审查原件时公证员一定要仔细核对原件上的颁发机关的印章、签发日期、姓名、出生年月日等基本信息,认真核对照片是否与本人相符,证件上没有照片的,一定要求当事人将近期照片贴上,并加盖颁发机关的印章。对于身份证的核实还可以通过公安部的网上身份证查询系统在网上查询。对于营业执照的查询,可以到营业执照颁发机构所在地的工商行政管理机关查询。结婚证的真假查询可以到婚姻登记处查询,房产证的查询可到房管部门去查询。此外,由于现代科技的发展,许多人可以在原件上做文章复印,没有原件支持的复印件是存在很大风险隐患。另一方面由公证员外出现场调查核对所涉及的事项材料。

二、在审查当事人提供的与继承权等有关的家庭成员证明时,为防止当事人弄虚作假,隐瞒、遗漏合法的继承人,公证员有必要到当事人户口所在地进行实地调查。在现实中,公证员在办证过程中,经常发现有些当事人为图省事或者别的不可告人的目的而刻意的向公证员隐瞒合法继承人的情况。更有些出具家庭成员证明的单位极不负责人,甚至为当事人出具加盖印章的空白介绍信,任由当事人填写。因此,公证员有必要对当事人提供的证明材料进行复核。

三、对于年代久远,确已无法查证的有关事实和确实无法出具有关证明材料的情况,公证员可以要求当事人以出具声明书或承诺书的形式对自己提供的证明材料的真实性、合法性、有效性负责。这样做可以约束当事人,使其对自己提供的证明材料的真实性、合法性、有效性负责,降低公证员执业的风险。

四、各个公证处之间要互通有无,建立网上诚信记录共享平台。对提供虚假证明材料的当事人,实行不良诚信记录,以有效防范当事人的造假行为。 

五、从制度上严厉打击非法骗取公证书的行为。骗取公证书的行为破坏了公证书的社会公信力,扰乱了正常的社会经济秩序,因而必须从制度上严厉打击这一行为,一经发现绝不姑息,必要时一定要依法追究有关当事人的法律责任。

公证书的质量是公证的生存之本,而决定公证书质量的关键又在于公证员对当事人提供的证明材料严格地审查。只有通过公证员的认真审查有效防范当事人提供的虚假证明材料,才能确保公证书的质量与信誉。(贵州省剑河县司法局)

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