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论法律援助档案的归档和管理

发布时间:2018-7-19 15:23:04 来源:中国普法创新网 编辑:吴召 作者:邵莹莹

  本网7月19日讯(邵莹莹)法律援助制度是维护困难群众合法权益、保障社会公平正义的一项重要法律制度,是中国特色社会主义司法制度的重要组成部分。法律援助是指由政府设立的法律援助机构组织法律援助的律师,为经济困难或特殊案件的人给予无偿提供法律服务的一项法律保障制度。

  法律援助档案是指接受法律援助机构指派,承办法律援助业务的律师、公证员、基层法律工作者以及法律援助中心工作人员、社会法律援助志愿者等法律援助人员承办法律援助业务形成的文件材料。法律援助业务档案是法律援助中心履行法律援助职能,为贫困群体提供法律帮助的真实记录,它体现了援助机构的基本职能和社会作用。加强法律援助档案管理工作,有利于规范法律援助业务立卷存档,便于援助机构监督检查,提高法律援助办案质量。我们峄城区法律援助中心自成立以来,不断加强法律援助案件的档案管理工作,在履行监督检查职能的同时,确保了援助案件的质量,充分维护了受援人的合法权益。在法律援助案件档案管理方面积累了一些方式方法,现结合本单位实际情况,谈一下本人对法律援助案件档案管理方面的几点看法:

  一、法律援助档案资料的收集、整理与归档工作

  法律援助案件卷宗档案分为诉讼、非诉讼两类。其中诉讼类包括刑事(含刑事指定辩护和刑事诉讼代理)、民事代理、行政诉讼。法律援助案件档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷,刑事法律援助案件卷宗档案按不同委托办理阶段立卷归档。两个以上承办人员共同办理同一法律援助案件(事项)一般合并立卷,同一编号。但承办人员不在同一机构的除外。

  1、法律援助档案资料的收集工作。法律援助机构和承办人员办理法律援助案件(事项)过程中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录,都采用耐久的书写材料(兰黑墨水、碳素墨水)书写、签发,要求字体整齐、清晰。立卷归档过程中,内容相同的材料一般只存一份,有领导批示的材料除外。对已提交法院、仲裁机构或有关部门的证据材料,承办人员将其副本或复印件立卷归档。对不能附卷归档的实物证据,承办人员将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载立卷归档,分别保管。

  2、法律援助档案资料的整理工作。承办人员对法律援助案件档案材料进行整理,破损的材料要修补或复制,归档材料大小统一为A4规格,小于卷面的材料,粘贴在A4规格的白纸上,大于卷面的材料折起,以保持材料边缘的整齐。法律援助案件档案按照案卷封面、卷内文件目录、案卷材料、封底的顺序排列。卷内材料按排列顺序用阿拉伯数字在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角编写页号。法律援助案件档案案卷封面及卷内材料使用耐久的书写材料逐项按规定填写,字迹要求工整、清晰。案卷装订使用棉线绳三孔装订。

  3、法律援助档案资料的归档工作。法律援助案件卷宗档案由承办人员在结案后15日内填写结案报告表和法律援助案件服务监督卡后装订立卷,交由区援助中心存档。诉讼案件以收到判决书(裁定书、调解书)之日为结案日;非诉讼法律事务以委托的事项办结之日为结案日。法律援助机构自接到承办人员报送的法律援助案件卷宗档案和结案报告表后15日内完成对案件卷宗档案的审查并封档。对于指派到法律服务机构或其他社会组织办理的法律援助案件,法律援助机构将结案报告表与该案件的申请审批材料或人民法院指定辩护人通知书按要求合并立卷保存。受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的,承办人员在结案时将受援人要求终止法律援助的书面材料、情况说明以及法律援助机构出具的终止法律援助通知书归入卷中。涉及国家机密和个人隐私的案卷均列为密卷,确定密级,归档时在档案封面右上角加盖密卷章。

  二、法律援助档案的保管利用工作

  法律援助档案管理,应当遵守档案管理的一般要求,具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件。法律援助档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期案卷保管期限为十六年至五十年,短期案卷保管期限为十五年。法律援助档案的保管期限由案件承办人提出建议,法律援助机构审查确定。法律援助档案管理人员将案件承办人移交的案卷与已经形成的申请审批卷一起装入档案盒内,并在卷盒封面和背脊注明时间、种类、案号,以便于查阅。法律援助机构档案管理人员,对法律援助档案分不同的保管期限,按结案时间顺序编写案卷目录。同时,我们定期对法律援助档案进行检查清点,对于损坏的档案及时采取措施,进行修补或复制,确保了法律援助档案的完整无损。

  保存档案的最终目的是利用并服务于社会,我们根据档案记录的情况进行统计,做成报表,外调人员查阅档案,必须严格履行登记手续,经区法律援助中心主任同意后在指定地点阅档,并填写《法律援助档案借阅登记表》备查,无关人员一律不得查阅。不接受以电话的方式查询任何与法律援助档案有关的内容。查档人阅档时不得改变档案原样,如需摘抄、复印材料的,须经区法律援助中心主任同意批准方可。

  在整个法律援助过程中,法律援助档案真实的记录了法律援助的各个环节,对整个法律援助工作起了不可忽视的作用,为下一步继续深入推进法律援助工作提供有力参考和依据。做好法律援助档案管理工作,不断加强法律援助案件质量,服务广大人民群众,努力做到应援尽援,我们只能在工作中逐步探索工作经验。(山东省枣庄市峄城区法律援助中心)


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